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汽车金融客户案例
中泰德信成立至今已经与多家大型企业合作并提供档案管理服务,例如:汽车金融行业、医院医疗行业、银行业、建筑行业、物流行业、娱乐行业、国家机关等等。我们致力于为广大客户提供一站式档案后台管理和专业物流管理服务。

汽车金融客户案例A
背景
A客户的产品销售覆盖整个中国大陆,日常的档案工作内容为收集、处理由各办事处邮寄来的汽车金融档案,此前未选择过档案外包服务。

问题
每个自然日都有大批量的汽车金融档案需要处理,A客户没有足够的人力资源可以完成该工作。且客户没有没有档案外部索引信息的完整记录,日常的档案工作准确率低,档案丢失现象严重。档案管理的形式越来越令人沮丧。 

解决方案
中泰德信为A客户提供了一站式集成化的档案管理解决方案,涵盖数字化、数据抓取和处理、在线审查申请、档案存储等服务内容。

中泰德信的建议是,增派人力并加强现有流程的管理,提高档案的自动化管理能力。

项目会议在中泰德信和A客户双方之间举行。从一开始,中泰德信就在软件平台搭建、设备调试和人员培训方面下足了功夫,并且撰写了标准化的项目作业流程和管理规定。详细的管理方式和制度的说明,使双方均认识到自己的责任。

中泰德信在档案管理系统中为A客户量身打造了独有的帐户结构,使其每个部门的工作指令可以被单独处理,以跟踪其使用我们的服务。除了会计,有可能对每个部门有不同的索引和服务规则。在这个过程中有些部门要求他们的文件的详细审计。中泰德信能以受控制的,有条理的方式进行这些审计,这些都给予A客户的帐户的结构化方式。

所有的服务请求和新工作内容的创建成为自动化的。每天,所有新增档案均被直接递送到中泰德信,档案处理过程中的所有信息均实时地以电子方式传输到客户方,以确保准时、准确地处理和服务。

服务范围从管理整个文件箱、个人文件、到纸的单页扫描件被返回给客户。本次活动的全面审计是通过双方认可的IT系统来实现。这种做法变得越来越流行,现在很多的文件以这种方式进行传递。而处理完毕的档案,则直接进行装箱和运输,存入到中泰德信的高标准档案保管中心。

中泰德信也给A客户的员工做定期的培训,使他们认识到服务可用性以及如何使用它们,商业档案外包管理是最佳的档案管理方法。

结果
◆ 安全——高标准的库房设施保证档案物理及信息安全。完善的档案管理系统,为档案信息提供侵入检测、异地备份和灾难恢复的全方位保护。
◆ 效率——处理时间从3至5日减少到24小时,客户可以专注于自己的核心业务。
◆ 客户满意度——每个月的客户服务调查中,分数达到95分以上。
◆ 可持续性——减少档案存放成本和办公纸张用量,降低运营成本。